System zarządzania profesjonalnym teamem kolarskim (ERP)
Dedykowany system ERP dla teamu UCI ProTeam — jedno środowisko spinające kadry, logistykę startów, magazyn sprzętu, dane sportowe i rozliczenia ze sponsorami.
O kliencie
Profesjonalne kolarstwo szosowe dzieli się na dywizje. Najwyższą jest UCI WorldTour (18–20 zespołów, budżety od ok. 15 do nawet 50 mln € rocznie), a bezpośrednio pod nią plasuje się UCI ProTeam — druga dywizja, w której ścigają się zespoły aspirujące do najwyższego poziomu, w tym byli uczestnicy WorldTour. W 2025 r. siedemnaście męskich ProTeamów dysponowało łącznym budżetem ok. 159 mln €, czyli średnio ~9,4 mln € na zespół.
- To nie „klub sportowy”, lecz średniej wielkości przedsiębiorstwo działające w trybie ciągłej trasy — regulamin UCI wymaga zatrudnienia na pełen etat co najmniej 20 zawodników, 3 menedżerów i 5 osób personelu; czołowe ProTeamy utrzymują 25–30 zawodników i 25–40 osób sztabu.
- Zespół przez większość roku jest w drodze — starty na kilku kontynentach, równolegle prowadzone wyścigi, flota pojazdów, magazyn sprzętu (service course), zobowiązania wobec sponsorów oraz rygorystyczne wymogi antydopingowe (whereabouts / ADAMS).
Skala operacyjna i regulacyjna sprawia, że zarządzanie takim zespołem na arkuszach kalkulacyjnych i w skrzynce mailowej przestaje wystarczać. To był punkt wyjścia naszego klienta.
Wyzwanie
Zespół rósł szybciej niż jego procesy. Operacje były rozproszone pomiędzy arkusze, prywatne komunikatory, papierowe listy sprzętu i wiedzę „w głowach” kluczowych osób. Przekładało się to na konkretne problemy:
- Brak jednego źródła prawdy — dane o zawodnikach, kontraktach, sprzęcie i kalendarzu żyły w wielu plikach i wersjach; uzgodnienie aktualnego stanu zajmowało godziny.
- Logistyka startów na wyczucie — przydział sprzętu, pojazdów i personelu do równoległych wyścigów planowano ręcznie, co przy nakładających się blokach startowych groziło brakami „w polu”.
- Sprzęt bez pełnej ewidencji — drogie komponenty (ramy, zestawy kół, grupy napędowe) przemieszczały się między zawodnikami i wyścigami bez wiarygodnego śladu; straty i nadmiarowe zakupy obciążały budżet.
- Rozproszone dane wydajnościowe — pomiary mocy, dane treningowe i medyczne zawodników nie były spięte w jednym, bezpiecznym miejscu dostępnym dla dyrektorów sportowych.
- Pracochłonne rozliczenia ze sponsorami — raportowanie ekspozycji marki, obecności na wydarzeniach i realizacji zobowiązań kontraktowych powstawało ręcznie, pod presją terminów.
- Ryzyko zgodności (compliance) — obowiązki antydopingowe (whereabouts/ADAMS), kontrakty zawodników i wymogi licencyjne UCI wymagały pilnowania terminów, których pominięcie groziło sankcjami.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowany system ERP, który spiął wszystkie obszary działalności teamu w jedno środowisko — od kadr i kontraktów, przez logistykę i magazyn, po dane sportowe i rozliczenia sponsorskie. System budowano modułowo, ściśle z dyrektorami sportowymi i działem operacyjnym, aby odwzorować realny rytm sezonu.
Moduł 1 — Kadry, kontrakty i compliance
Centralny rejestr zawodników i personelu: kontrakty, terminy licencji UCI, badania medyczne oraz wsparcie obowiązków whereabouts/ADAMS. System wyprzedzająco przypomina o wygasających dokumentach i krytycznych terminach, eliminując ryzyko przeoczeń.
Moduł 2 — Logistyka i kalendarz startowy
Planer równoległych wyścigów przydziela zawodników, sztab, pojazdy i sprzęt do poszczególnych bloków startowych, sygnalizując konflikty zasobów (np. ten sam autokar zaplanowany na dwa wyścigi). Trasy, noclegi i transport są zarządzane z jednego widoku.
Moduł 3 — Magazyn i gospodarka sprzętem
Pełna ewidencja service course z identyfikacją pozycji: kto, kiedy i na którym wyścigu używał danego sprzętu, jaki jest jego przebieg i status serwisowy. Powiadomienia o stanach minimalnych i planowanie przeglądów ograniczają zarówno braki, jak i nadmiarowe zakupy.
Moduł 4 — Dane sportowe i analityka
Bezpieczne, scentralizowane repozytorium danych wydajnościowych i medycznych zawodników, z kontrolą dostępu wg ról. Dyrektorzy sportowi otrzymują spójny obraz formy i obciążeń treningowych jako wsparcie decyzji o składach i kalendarzu startów.
Moduł 5 — Sponsorzy i raportowanie
Rejestr zobowiązań kontraktowych wobec sponsorów oraz automatyzacja raportów (ekspozycja, obecność na wydarzeniach, realizacja świadczeń). Raport, który wcześniej powstawał dniami, generowany jest z aktualnych danych w kilka minut.
Architektura w skrócie
System zbudowano warstwowo, aby moduły mogły być rozwijane niezależnie i bezpiecznie obsługiwać dane wrażliwe:
- Warstwa danych — jeden, spójny rejestr (zawodnicy, sprzęt, pojazdy, kontrakty, kalendarz) z kontrolą wersji i historią zmian.
- Warstwa procesów — moduły kadr/compliance, logistyki, magazynu, danych sportowych i sponsorów.
- Warstwa dostępu i bezpieczeństwa — role i uprawnienia (dyrektor sportowy, logistyk, mechanik, menedżer), szyfrowanie danych medycznych i zgodność z RODO.
- Warstwa prezentacji — pulpity i widoki mobilne dla sztabu „w polu” oraz panele zarządcze dla kierownictwa.
Wdrożenie
Wdrożenie przeprowadzono w czterech etapach:
- 1Analiza i mapowanie procesów (miesiące 1–2) — warsztaty z dyrektorami sportowymi i działem operacyjnym, odtworzenie realnego przepływu sezonu.
- 2Rdzeń ERP: kadry, magazyn, logistyka (miesiące 2–5) — uruchomienie centralnego rejestru i kluczowych modułów operacyjnych.
- 3Dane sportowe i sponsorzy (miesiące 5–8) — bezpieczne repozytorium danych oraz automatyzacja raportów sponsorskich.
- 4Pilotaż w sezonie i stabilizacja (miesiąc 8–9) — wdrożenie produkcyjne podczas realnych wyścigów, dostrajanie na podstawie pracy „w polu”.
Rezultaty
Po pierwszym pełnym sezonie team przeszedł od zarządzania „na wyczucie” do zarządzania opartego na danych. Mierzalne efekty:
−60% czasu planowania logistyki
−90% czasu raportu dla sponsora
z ~10 narzędzi do 1
- Czas planowania logistyki bloku startowego
- −60%
- Czas pracy administracyjnej sztabu
- −35%
- Straty i zagubienia sprzętu (service course)
- −45%
- Nadmiarowe zakupy dzięki ewidencji
- −20%
- Czas przygotowania raportu dla sponsora
- z dni do minut (−90%)
- Konflikty zasobów wykryte przed wyścigiem
- +100% widoczności (wcześniej niewidoczne)
- Terminowość compliance (licencje, whereabouts)
- ~100%
- Centralizacja danych
- z ~10 narzędzi do 1
- Czas wdrożenia nowego pracownika sztabu
- −40%
- Satysfakcja sztabu z narzędzi pracy
- +30% (badanie wewn.)
- Przewidywalność operacyjna — równoległe wyścigi planowane bez ryzyka braków; jedno środowisko zastąpiło kilkanaście rozproszonych narzędzi, a wiedza krytyczna przestała zależeć od pojedynczych osób.
- Dyscyplina kosztowa — ewidencja sprzętu ograniczająca straty i nadmiarowe zakupy.
- Wiarygodność wobec sponsorów — raporty na żądanie, z aktualnych danych. W sporcie, w którym budżet zależy od zaufania sponsorów, profesjonalizacja zaplecza przekłada się wprost na stabilność finansową zespołu.
- Odzyskany czas sztabu — administracja przestała pochłaniać godziny, a zespół mógł skupić się na tym, co realnie wpływa na wyniki sportowe.
Co dalej
System jest platformą gotową do rozbudowy wraz z ambicjami zespołu. Każdy z kolejnych obszarów korzysta z tej samej, raz zbudowanej podstawy danych:
- Głębsza analityka wydajnościowa i prognozowanie formy.
- Integracja z platformami treningowymi i pomiarami mocy.
- Moduł budżetowania i prognoz finansowych.
- Rozszerzenie raportowania sponsorskiego o automatyczny pomiar ekspozycji medialnej.
To rzeczywiste wdrożenie. Ze względu na zobowiązania umowne nie ujawniamy nazwy teamu — bohaterem jest jeden z czołowych zespołów dywizji UCI ProTeam. Profil organizacji i część wskaźników zaprezentowano w sposób uogólniony, aby zachować poufność klienta przy jednoczesnym oddaniu realnej skali projektu (wskaźniki operacyjne są danymi klienta). Dane o skali i strukturze dywizji UCI ProTeam pochodzą z publicznych źródeł branżowych: Domestique (budżety zespołów), Cyclingnews (budżety i wynagrodzenia 2026), Siroko Cycling, UCI (wymogi rejestracyjne ProTeam, Whereabouts Program), Dimension Data i Team Picnic PostNL (logistyka zespołu kolarskiego), WADA — ADAMS (whereabouts / antydoping).
O EWOSOFT
EWOSOFT Systemy Informatyczne działa na rynku od 2000 roku. Specjalizujemy się w wydajnych systemach klasy ERP/CRM, aplikacjach przetwarzających dane wrażliwe oraz integracjach między systemami. Pracujemy w stabilnych zespołach, przekazujemy pełnię kodu i praw, i budujemy systemy, a nie pojedyncze projekty.
Masz podobne wyzwanie?
Porozmawiajmy o module dynamicznej wyceny, integracjach ERP ↔ e-commerce albo o systemie, który ma rosnąć razem z Twoją firmą.